La DDTM 13 est composée de 12 services fonctionnels dont 5 délégations territoriales et d'environ 260 agents. La direction de la DDTM 13 est composée :
   - d'un poste de directeur
   - d'un poste de directeur-adjoint
   - d'un poste de directeur-adjoint, délégué à la mer et au littoral
   - d'un poste de directrice de cabinet
   - de 3 postes d'assistant -assistantes de direction

Le secrétariat de direction est composé de 3 personnes, 2 de catégorie B et 1 de catégorie C.

Les 3 assistantes connaissent les missions de chacun des 3 postes.
Chaque poste d'assistante de direction comporte des particularités qui sont fixées dans chacune des fiches de postes : une assistante de direction assure plus particulièrement l'interface avec la préfecture, une autre le secrétariat du directeur départemental et une autre le secrétariat des 2 directeurs-adjoint.

Les missions du poste d'assistant-assistante consistent à :
   -  tenir l'agenda « public » du directeur et directeurs adjoints
   -  organiser le montage de réunions,
   -  préparer les dossiers liés aux réunions
   -  assurer la mise en forme, et le traitement de notes, de courriers ou de tout autre document produits
   -  assurer l'interface avec les services métiers de la DDTM13 et les partenaires extérieurs le cas échéant,
   -  assurer l'enregistrement du courrier
   -  assurer la réception des appels téléphoniques et accueil
   -  assurer la gestion des boîtes courriels direction/ secrétariat direction et DDTM13
   - l appui général au bon fonctionnement administratif du service
   -  assurer le fonctionnement courant du secrétariat de l'équipe de direction
   -  assurer les tâches des autres assistantes de direction lors des congés ou absences
   -  assurer certaines tâches logistiques comme les cartes de visites.

Poste au sein du cabinet, placé sous l'autorité des directeurs et de la directrice de cabinet

Relations internes et externes :
- Au sein du service : tous services
- Autres services  : - Préfecture, Préfecture maritime, DREAL, collectivités locales, etc.


Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire : Garant du bon fonctionnement du secrétariat

Le poste se situe dans un bureau partagé avec une autre assistante de direction.
Nécessaire polyvalence entre les 3 membres de l'équipe, pour garantir une continuité et un fonctionnement optimal de la direction entre 8h00 et 18h00 environ.
15 points de NBI
Récupération horaires cumulables jusqu'à 3 jours par mois, dans les limites du bon fonctionnement du service

RIFSEEP : 2

Numéro de poste RenoiRH: 0920130081
Possibilités de télétravail

Compétences nécessaires et/ou à développer :

Compétences techniques
- Connaissances du secrétariat, bureautique,
- Rédaction administrative,
Compétences transversales
- Sens des responsabilités, dynamisme, organisation et polyvalence dans le poste.
Compétences relationnelles
- Discrétion impérative, goût du relationnel
Modes d'acquisition
Formation continue - Compagnonnage au sein du service

Stéphanie LELEU
Directrice de cabinet
04 91 28 40 15
06 81 40 77 46
stephanie.leleu@bouches-du-rhone.gouv.fr