Créée il y a 70 ans, l’ENAC, École Nationale de l’Aviation Civile, est la plus importante des Grandes Écoles ou universités aéronautiques en Europe. Elle assure la formation initiale et le perfectionnement des cadres et des principaux acteurs de l’aviation civile : ingénierie, navigation aérienne, pilotage, gestion aéroportuaire, recherche, expertises, développement à l’international.

L’ENAC est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel – grand établissement (EPSCP-GE), sous tutelle de la DGAC (Direction Générale de l’Aviation Civile), Direction du Ministère de la Transition Écologique et Solidaire. L’ENAC comprend une direction générale localisée à Toulouse et 8 sites en France.

Le Département Admissions et Vie des Campus (AVIC) est composé de 15 agents répartis en 2 subdivisions (Elèves fonctionnaires, Elèves civils). Rattaché au Secrétariat Général, le département AVIC organise le recrutement de toutes les formations de l’Ecole et a pour vocation à constituer un « guichet unique » assurant l'interface entre les élèves et stagiaires de l'école et les différents services de celle-ci. Le département AVIC fait l’objet d’une réorganisation qui sera finalisée au 1er trimestre 2025, mais le poste proposé dans cette annonce ne sera pas impacté par la réorganisation.

En tant que Gestionnaire administrative / Gestionnaire administratif, vous interviendrez sur le recrutement des « flight Dispatcher » et des ingénieurs par apprentissage de l’Ecole, sur la gestion des inscriptions des ingénieurs ENAC admis sur titre et sur leur suivi administratif.

Activités :
Au sein du département Admissions et vie des campus et sous l’autorité de la cheffe de division des Elèves civils, vous aurez pour mission en lien avec l’équipe :

Pour la formation Flight Dispatcher, en coordination avec le responsable pédagogique du programme :

• Planification de ces recrutements sur dossier, renseignement auprès des candidats, gestion des candidatures et organisation des jurys et des oraux (pour le recrutement flight dispatcher)
• Gestion des admissions et préparation de l’arrivée des étudiants
• Accueil physique, interface avec l’hébergement + Campus France : et suivi administratif, etc….
• Renseignement et assistance des procédures concernant la demande ou le renouvellement du titre de séjour pour les étudiants internationaux

Pour la formation IENAC PAR APPRENTISSAGE, en coordination avec les assistantes du CFA et la responsable de formation :

• Planification de ce recrutement sur dossier, renseignement auprès des candidats, gestion des candidatures et organisation des jurys et des oraux
• Gestion des admissions et préparation de l’arrivée des étudiants
• Accueil physique à Montpellier pour les élèves de 1ère année au mois de septembre
• Renseignement et assistance des procédures concernant la demande ou le renouvellement du titre de séjour

Pour l’inscription des élèves ingénieurs ENAC admis sur titre, en coordination avec le service study abroad et la responsable de formation IENAC :

• Planification de ce recrutement sur dossier, renseignement auprès des candidats, gestion des candidatures et organisation des jurys
• Gestion des admissions et préparation de l’arrivée des étudiants
• Accueil physique, interface avec l’hébergement, renseignements 
• Suivi administratif des ingénieurs ENAC : droits de scolarité, CVEC ; pour les étudiants internationaux : renseignements et assistance concernant la demande de titre de séjour, l’affiliation à la sécurité sociale.

Vous devrez vous former sur des outils spécifiques de suivi de recrutement et de scolarité (outil AURION, GERICO, SGC… ).

Ponctuellement, en période de pic d’activités, vous pourrez participer à l’organisation du recrutement et de l’accueil d'autres formations.

• Connaissances du milieu d’enseignement supérieur
• Un très bon niveau d’anglais est indispensable : Niveau d’anglais B1 minimum
• Bonne connaissance des outils informatiques de base : Excel, Power point, Word. et appétence pour l’informatique : Formations  à prévoir sur les outils propres à la gestion des élèves et des recrutements/inscriptions.
   

Savoir-faire - Savoir être :

• Sens des relations humaines et sens du travail en équipe
• Capacité à anticiper et à fixer des priorités en période du pic d’activités
• Diplomatie, discrétion et autonomie.