L’École des Ponts ParisTech est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.

Avec un effectif moyen de 450 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (1800 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support.

Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation.

Au sein de la DE, une Directrice Adjointe en charge de la scolarité et des moyens supervise les activités administratives et financières, ainsi que les activités pédagogiques et les relations avec les entreprises. Sous sa responsabilité, le Service des ressources de la Vie étudiante gère à la fois la vie étudiante et les moyens administratifs et financiers. Au sein de ce service, le Bureau des Moyens Administratifs et Financiers (BMAF) est en charge de l’ensemble des opérations administratives et financières relatives à la scolarité des étudiants et aux enseignants. Le poste se situe au sein du BMAF, C’est une équipe polyvalente de gestion et de secrétariat, d’une petite dizaine de personnes. Elle a pour mission d’apporter un appui à l’ensemble des services et structures de formation de la DE.

En relation avec les départements d’enseignement d’un côté, et les services généraux de l’École de l’autre, le BMAF assiste les responsables académiques des formations et les inspectrices des études sur tous les sujets administratifs et financiers.

Rattaché(e) à la Responsable du Bureau des Moyens Administratifs et Financiers, vous réalisez vos missions dans une logique de polyvalence et de travail d’équipe.

Les activités sont organisées en fonction du calendrier académique et consistent à apporter un appui à l’activité d’enseignement et à la gestion administrative de la Direction de l’enseignement.

Il s’agit :

• D’assurer les opérations de gestion et de secrétariat pour le BMAF et de départements de la formation initiale :
  • Appui aux activités pédagogiques et suivi des dossiers des départements d’enseignement et de Mastères spécialisés ;
  • Accueil et Orientation des étudiants ;
  • Vérification et suivi des conventions de stage et de leurs avenants éventuels (travail en lien avec les élèves et les tuteurs) ;
  • Organisation des soutenances de PFE ;
  • Demande de devis et réalisation de demandes d’achat ;
  • Constatation physique et informatique des livraisons et services fait ;
  • Organisation de la logistique des déplacements, missions et réceptions ;
  • Élaboration des ordres de mission et des états de frais de missions
  • Édition et renseignement des fiches de suppléments à diplômes.
• De participer aux actions en lien avec la vie étudiante et les activités pédagogiques (tenue de bureaux de vote aux élections internes, accueil des élèves lors de la rentrée, aide lors de la cérémonie de remise des diplômes)

• D’assurer un renfort ponctuel à d’autres services ou bureau en cas de pic d’activité ou d’absence au sein de la DE

Poste de catégorie C. Fonctionnaire ou contractuel (CDD 3 ans renouvelable) et possibilité d’accueil en détachement. Poste à temps plein.

De niveau baccalauréat ou avec expérience en secrétariat ou gestion administrative, de préférence dans le milieu de l’enseignement supérieur.

Qualités et compétences requises :

• Compétences de secrétariat ;
• Compétences de gestion ;
• Qualités relationnelles, diplomatie, coopération ;
• Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel et Power point ;
• Connaissances des procédures et de la réglementation budgétaire ;
• Connaissance de progiciels d’achat, de gestion et de suivi pédagogique.

Pic d’activité au moment de la rentrée universitaire : présence indispensable la dernière semaine d’août et au mois de septembre.

Date de prise de fonction : dès que possible

Temps de travail : deux modalités de volume horaire hebdomadaire donnant droit à des jours de RTT et 25 jours de congés

Télétravail : 1 à 2 jours par semaine après 3 mois d’ancienneté

Environnement : restauration sur place avec participation employeur. Association sportive et culturelle. Parking.

Ce poste est accessible aux personnes handicapées.